Business Writing, What Do You Think?

Rasanya sudah lebih dari 20 kali saya memberikan training rutin penulisan profesional yang mengarah pada penulisan bisnis dan penulisan kehumasan di Bandung. Acara yang digelar Keynote Speaker Indonesia dan sekarang mengusung nama PT Prakarsa Media diikuti peserta dari seluruh Indonesia. Sudah ratusan alumni dari berbagai instansi/lembaga pemerintah maupun swasta dikompori untuk mampu menulis dengan berdaya. Mitra saya dalam berbagi selama dua hari setiap batch pelatihan adalah Mas Hernowo, salah seorang pelopor di Penerbit Mizan.

Saya memang memotret rendahnya kemampuan menulis bidang bisnis maupun kehumasan di kalangan profesi sekretaris, staf humas, maupun manajemen/eksekutif sebuah perusahaan/institusi/lembaga. Rendahnya kemampuan ini menimbulkan kemacetan komunikasi dan informasi. Sebuah survey yang pernah dilakukan lembaga Hodge-Cronin pada 800 CEO, 98% menyetujui bahwa kemampuan menulis sangat penting untuk kesuksesan seseorang.

Penulisan (bisnis/PR) yang baik akan menyelamatkan waktu sang boss dan menciptakan kesan positif. Sebaliknya, penulisan yang buruk akan mengesankan sang penulis tidak terorganisasi dengan baik, membosankan, bahkan tidak dapat diandalkan. Karena itu, bagi para eksekutif, menulis berarti sama dengan ‘menjual’. Menjelaskan saja tidaklah cukup, Anda harus memengaruhi.

Setiap pesan dalam bisnis atau kepentingan tertentu memang mengusung sebuah ide, misalnya dalam tagline. Pesan itu harus bersaing dengan pesan-pesan lain dalam pasar yang semakin sesak. Hanya bentuk komunikasi yang paling jelas serta persuasif berpotensi untuk dibaca.

Itulah mengapa penulisan bisnis/kehumasan menjadi penting. Namun, pada kenyataannya para eksekutif lebih dari setengahnya tidak dapat menulis dan mungkin hanya 20% yang menikmati kegiatan menulis sebagai hobi ataupun menyelingi rutinitas mereka. Lalu, sedikit mengherankan, sekolah-sekolah bisnis pun tidak mengambil suatu perhatian yang serius terhadap keterampilan menulis bisnis ini. Perusahaan atau lembaga hanya memberikan peluang training yang sedikit untuk stafnya menguasai keterampilan penting ini karena mungkin menganggap hal ini belum sepenuhnya dibutuhkan. Padahal, dari banyak kasus terjadi ‘kepanikan’ ketika sebuah laporan, proposal, ataupun press release harus disiapkan.

Saya selalu menekankan bahwa menulis itu adalah keterampilan hidup. Para penulis diciptakan bukan dilahirkan. Karena itu, sebuah ranah atau laras bernama penulisan bisnis pun sangat mungkin dilatihkan cepat dan dikuasai dengan baik oleh siapa pun. Saya melihat minat yang besar dari kebanyakan peserta training untuk menguasai menulis ini. Kendala utama memang persoalan tata bahasa, kurangnya pengetahuan tentang struktur atau anatomi sebuah tulisan, dan juga bagaimana menerapkan gaya serta pilihan kata yang tepat.

Sebuah studi tentang kalimat yang saya sampaikan umumnya membuat peserta training tersadar dengan kekeliruan mereka. Kekeliruan utama adalah kesenangan membuat kalimat berpanjang-panjang. Berikut hasil studi tersebut.

Rata-Rata Panjang Kalimat	Kemudahan untuk Dipahami
8 kata atau kurang	Sangat mudah
11 kata	Mudah
14 kata	Cukup mudah
17 kata	Standar
21 kata	Cukup sulit
25 kata	Sulit
29 kata	Sangat sulit

Nah, kesadaran penggunaan bahasa seperti ini memang kadang suatu pengetahuan baru buat mereka. Teknisnya bagaimana bisa memecah kalimat panjang menjadi 2-3 kalimat dengan keterbacaan tinggi? Tentu kiat ini yang dilatihkan kepada mereka. Bahkan, juga termasuk keterampilan menyunting naskah (editing), baik itu mechanical editing maupun substantive editing.

Dua tahun lalu saya sempat beberapa kali mengisi training kepenulisan bisnis/PR ini untuk staf Setneg Wapres RI. Apa yang dilatihkan cuma satu bagian kecil dari penulisan bisnis yaitu bagaimana menulis notula (minutes of meeting). Dua wapres memiliki cara pandang berbeda terhadap notula. Pak JK menginginkan notula yang ringkas tidak lebih dari 2 halaman berapa jam pun rapatnya. Adapun Pak Boediono menginginkan format notula yang detail untuk dipelajari. Tentu dua hal yang berbeda ini memerlukan adaptasi kemampuan menuliskannya. Kebetulan saya memberi pelatihan 2 kali, yaitu satu kali semasa Pak JK dan sekali semasa Pak Boediono baru terpilih.

Saat paling menantang adalah memberi training selama 3 hari untuk melatih staf di BPK RI membuat laporan pemeriksaan tahunan untuk disebarkan ke pemerintah, DPR, wartawan, maupun khalayak yang berkepentingan. Sekian tim harus dipandu untuk menuliskan laporan standar dengan bahan laporan yang diterima dari setiap daerah tidak standar. Tingkat kesulitan semakin tinggi karena tidak adanya gaya selingkung (house style) yang komprehensif selain hanya gaya selingkung kebahasaan.  Padahal, masalah penulisan laporan tidak melulu ada pada kebahasaan, tetapi juga soal format, anatomi tulisan, tipografi, dan juga piktorial.

Bagi saya, penulisan bisnis memang sesuatu banget…. Rendahnya kemampuan para staf maupun eksekutif menguasainya menjadi sebuah tantangan baru untuk mencari formula pelatihan yang tepat. Saya bereksperimen dengan banyak formula dan akhirnya akan menggunakan satu standar formula yang juga saya gunakan dalam training penulisan buku. Formula itu adalah TRIM (topik-riset-inovasi-matriks) dengan bumbu yang coba saya aplikasikan bernama hypnotic writing yang dipopulerkan oleh Joe Vitalae.

Lembaga training milik saya,TrimKom, akan langsung menerapkan metode ini untuk berbagi kemampuan penulisan bisnis pada tahap awal yaitu menguasai pola-pola penulisan bisnis itu sendiri, termasuk gaya penulisan.

***

Jadwal  training TrimKom di Bandung pada Februari 2012:

• Book Writing Revolution Training  16-17 Februari 2012
• Mastering Business Writing Training 23-24 Februari 2012

Tunggu informasi selanjutnya untuk investasi dan tempat. TrimKom juga membuka peluang in-house training untuk materi: 1) business/PR writing; 2) academic writing.